Pro4all x Heylen Warehouses – de beste vaardigheden voor projectmanagement

Stan Marks
Content Manager

In de twintig jaar dat Pro4all slimme software voor de bouw maakt, zijn er al flink wat interessante partijen die de revue hebben gepasseerd om met Docstream of Snagstream aan de slag te gaan. Daar zijn we niet alleen trots op, daar kunnen we ook nog eens veel van leren. Vandaar dat we het gesprek opzochten met Dries Claes van Heylen Warehouses om uit te vinden hoe slim ‘samen’ werken er bij hen uitziet.

Heylen Warehouses: een échte projectmanager

“Heylen Warehouses is investeerder in logistiek vastgoed,” begint Claes. “We ontwikkelen, bouwen en beheren logistieke en semi-industriële panden met het oog op een duurzame lange termijnrelatie met onze klanten. Zowel binnen het projectmanagement, als binnen de klant- en aannemersrelatie hebben we nood aan een goed documentatiesysteem, waar alles terug te vinden is en dat volledig naar eigen maatstaven kan opgesteld worden. Dit hebben we met het softwarepakket Docstream allemaal kunnen realiseren.

Digitalisering begint dus allemaal met een documentenapp

“Zowel Docstream, als Snagstream wordt al jaren gebruikt bij Heylen en daar zijn we nog steeds blij mee,” aldus Claes. “We werken met zeer veel externen die zelf documenten, plannen en as-builts in de Docstream-omgeving dienen te plaatsen en daar ook verantwoordelijkheid voor dragen. De structuur van de app is zo opgesteld dat elke actor zijn map heeft binnen een project met machtigingen die wij bepalen. Zo houden we op een eenvoudige manier controle over de complexe structuur van talloze aannemers, stakeholders, partners en interne medewerkers, binnen diverse projecten.

Voordelen ten opzichte van Dropbox

Op de vraag hoe dat dan vóór het Docstream-tijdperk ging antwoordt Claes: Hiervoor werkten we met een Dropbox-systeem. En daarmee ondervonden we nogal wat problemen. Zo was er bijvoorbeeld geen optie voor versiebeheer en kon je gebruikers ook geen rechten toewijzen. Uiteindelijk zat je dan met zoveel Dropboxen dat je het overzicht verloor. Daardoor zagen we snel de noodzaak om het zelf te gaan beheren binnen één documentatiesysteem.

Grote bestanden delen met wie je wilt

“Een functie die we heel veel gebruiken is de bezorgfunctie of het bericht,” vertelt hij. “Stel, ik wil een groot bestand versturen aan iemand die al dan niet in Docstream werkt, dan kan dat eenvoudig. Het is heel flexibel en heeft grote voordelen ten opzichte van bijvoorbeeld WeTransfer. De link die je stuurt is namelijk eeuwig geldig, tot je zelf bepaalt dat-ie verlopen is. Je hoeft alleen maar te zorgen dat het document op Docstream staat.”

Je kwaliteitssysteem op je GSM

Nu werkt Heylen Warehouses niet alleen met Docstream, maar ook met kwaliteitssysteem Snagstream. “Daarmee doen we de Snagstream-rondes,”  vertelt Claes. “We lopen dan over de werf en registreren op de iPad met foto en locatie-aanduiding op plan waar nog een puntje opgelost dient te worden. Dat is handig, zorgt voor snelle en gemakkelijke opvolging voor zowel het projectteam als de aannemer die exact weet waar de werken dienen uitgevoerd te worden. De aannemer zelf kan zijn verbeterwerk documenteren met een foto en ook het openstaande punt afmelden ter nazicht.

Wil je nou meer weten over Docstream? Klik dan hier. Of over Snagstream? Dan moet je deze klik hebben. Of wil je dat we met je meedenken over hoe jij nóg effectiever kan samenwerken? Bel, mail of stuur een bericht op onze social media en dan staan we voor je klaar.

Uitgelichte foto is van: Jeroen Verrecht, met toestemmingen van Heylen Warehouses.

BimstreamDocstreamLeanstreamSnagstream